■ 仕事には「(ほぼ)一回限りの作業」と
「繰り返し行われる作業」の二つがあります。
後者は仕事をする中で必要ではあるものの
楽しいかといわれると微妙なところ、、。
何度も同じ作業を行っていると飽きますし
一定確率でミスも発生するでしょう。
そんなところにこそITが向いています。
コンピュータの利点は、
飽きずに正確に高速に動作できるところです。
日次・週次・月次で行うような処理は
定型化できるものも多く、
システム化すれば大きな恩恵が得られる
はずです。
■ などと書くと「プログラミングが必要？」
と思われるかもしれませんが、
必ずしもそうとは限りません。
毎回おなじ計算を行って報告書に
まとめる作業があるとしましょう。
Excelのファイルに関数を入力しておき
必要な項目を埋めるだけで
別シートに報告用の数字が自動計算
されるようにする。
そこから、テンプレート化した報告書の
ファイルに数字をコピペして整形。
という一手間が必要な仕組みでも
十分に時間短縮の効果があります。
（計算部分は自動ですから）
これを全自動にするのは専門家の力が
必要でしょう。
しかし、半自動にするだけならその何倍も
簡単なのです。
重要なのはシステムに全てやらせること
ではなく、
時間がかかるルーティン部分を効率化
することです。
■ Office Suite（Word・Excel・PowerPoint）には
プログラミングをせずともルーティン作業を
効率化させるための機能がいろいろ眠っているので
ぜひとも活用したいところ。
と、言ってもイメージが沸かないという場合は
書店でWordやExcelのテクニック本をパラパラ
立ち読みしてみるとよいかもしれません。
何が出来るようになるかを把握するのに
おすすめです。
今日の【まとめ】
■ 繰り返し行われる作業にこそITを使う価値がある
■ 全自動ではなく半自動でも十分メリットは享受可能
■ とりあえずはOffice Suiteを使いこなすことから
【IT論考β】 二度あることを三度起こさないためのIT活用。［#281］
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