ITエンジニアが論理的に/ロジックでいろいろ考えてみるblog 進化途中なのでいわゆるβ版。

【IT論考β】 二度あることを三度起こさないためのIT活用。[#281]

2015.12.07

■ 仕事には「(ほぼ)一回限りの作業」と
  「繰り返し行われる作業」の二つがあります。
  
  後者は仕事をする中で必要ではあるものの
  楽しいかといわれると微妙なところ、、。
  
  何度も同じ作業を行っていると飽きますし
  一定確率でミスも発生するでしょう。
  
  そんなところにこそITが向いています。
  
  
  コンピュータの利点は、
  飽きずに正確に高速に動作できるところです。
  
  
  日次・週次・月次で行うような処理は
  定型化できるものも多く、
  システム化すれば大きな恩恵が得られる
  はずです。
  
  
■ などと書くと「プログラミングが必要?」
  と思われるかもしれませんが、
  必ずしもそうとは限りません。
  
  毎回おなじ計算を行って報告書に
  まとめる作業があるとしましょう。
  
  
  Excelのファイルに関数を入力しておき
  必要な項目を埋めるだけで
  
  別シートに報告用の数字が自動計算
  されるようにする。
  
  そこから、テンプレート化した報告書の
  ファイルに数字をコピペして整形。
  
  という一手間が必要な仕組みでも
  十分に時間短縮の効果があります。
  (計算部分は自動ですから)
  
     
  これを全自動にするのは専門家の力が
  必要でしょう。
  
  しかし、半自動にするだけならその何倍も
  簡単なのです。
  
  
  重要なのはシステムに全てやらせること
  ではなく、
  
  時間がかかるルーティン部分を効率化
  することです。
  
  
■ Office Suite(Word・Excel・PowerPoint)には
  プログラミングをせずともルーティン作業を
  
  効率化させるための機能がいろいろ眠っているので
  ぜひとも活用したいところ。
  
  と、言ってもイメージが沸かないという場合は
  書店でWordやExcelのテクニック本をパラパラ
  立ち読みしてみるとよいかもしれません。
  
  何が出来るようになるかを把握するのに
  おすすめです。
  
  
  
 今日の【まとめ】
 ■ 繰り返し行われる作業にこそITを使う価値がある
 ■ 全自動ではなく半自動でも十分メリットは享受可能
 ■ とりあえずはOffice Suiteを使いこなすことから


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